KSeF dla spółki z o.o. — co powinien wiedzieć zarząd
Dostęp, odpowiedzialność, obieg faktur i współpraca z księgowością.
W spółce z o.o. dostęp do KSeF nie jest tak prosty jak w jednoosobowej działalności — zanim ktokolwiek wyśle fakturę, trzeba uporządkować kilka formalnych kroków po stronie firmy, nie osoby prywatnej.
Dostęp zaczyna się od konta organizacji, nie profilu zaufanego
Logowanie do e-Urzędu Skarbowego profilem zaufanym daje dostęp do Twojego konta jako osoby fizycznej — nie spółki. Żeby działać w imieniu spółki, potrzebne jest osobne konto organizacji.
Kto może uzyskać konto organizacji
Wyłącznie osoba wpisana w KRS jako uprawniona do reprezentacji — prezes lub członek zarządu z prawem samodzielnej reprezentacji, albo prokurent z odpowiednim zakresem umocowania. Księgowość nie może założyć tego samodzielnie.
Dopiero potem: ZAW-FA i dostęp do KSeF
Po aktywacji konta organizacji zarząd składa ZAW-FA — zgłoszenie uprawnień do korzystania z KSeF w imieniu spółki. To dopiero z tego poziomu można nadawać dalsze uprawnienia, w tym dostęp dla księgowości.
Obieg faktur w spółce
Warto ustalić, kto przygotowuje fakturę, kto ją zatwierdza i kto odpowiada za wysyłkę — rozdzielenie tych ról ogranicza ryzyko pomyłek, zwłaszcza przy fakturach o wyższej wartości.
Chcesz połączyć firmę z ksiegai i wysyłać faktury do KSeF bezpłatnie?
Załóż darmowe konto