Przewodnik
KSeF krok po kroku
Praktyczna checklista, która przeprowadzi Cię od sprawdzenia obowiązku aż do stabilnej obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
01
Sprawdź obowiązek
Ustal, od kiedy Twoja firma powinna korzystać z KSeF i jakich rodzajów faktur to dotyczy.
- Sprawdź datę wejścia obowiązku dla Twojej formy działalności.
- Zweryfikuj, których faktur dotyczy (sprzedaż, zakupy, korekty).
- Zapisz kluczowe daty w kalendarzu firmowym.
02
Uporządkuj dostęp
Ustal jasno, kto w firmie ma dostęp do KSeF i na jakich zasadach: właściciel, zarząd, pełnomocnik, księgowość lub aplikacja.
- Wypisz wszystkie osoby i narzędzia, które będą korzystać z KSeF.
- Sprawdź, jakie pełnomocnictwa są potrzebne.
- Ustal osobę odpowiedzialną za nadawanie uprawnień.
03
Ustal obieg faktur
Zdecyduj czy faktury mają być najpierw przygotowane i uzgodnione, a dopiero potem wysłane do KSeF.
- Ustal, kto przygotowuje faktury sprzedaży.
- Zdecyduj, kto je zatwierdza przed wysyłką.
- Opisz, jak trafiają do księgowości.
04
Połącz narzędzie
Podłącz system, który pozwala obsługiwać faktury, statusy i dokumenty w jednym miejscu.
- Wybierz narzędzie dopasowane do wielkości firmy.
- Zapewnij dostęp księgowości do wspólnego widoku.
- Skonfiguruj powiadomienia o statusach.
05
Monitoruj statusy i UPO
Po wysłaniu faktury sprawdzaj status, potwierdzenie i ewentualne błędy. Regularny monitoring ogranicza problemy.
- Codziennie sprawdzaj statusy wysyłek.
- Reaguj na błędy w ciągu 24 godzin.
- Archiwizuj UPO razem z fakturami.